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2019年06月06日 [FAQ]

貸し会議室利用時の注意点はありますか?

私はSOHOでビジネスをしているのですが、今度、取引先の人と打ち合わせをしたいと考えていて、その際にどこで行うのか適当な場所がなくて悩んでいて、そんなときに貸し会議室の存在を知ったため、これを利用したいと思いました。
しかし、私はこれまで貸し会議室というものを利用したことがなかったため、どういった点に注意をして利用すればいいのか疑問に思っているので、貸し会議室の利用時の注意点について教えてください。

回答

レイアウトの変更や飲食物の持ち込みなどのルールをチェックしましょう


貸し会議室を利用する際には、それぞれの施設ごとのルールを確認するのが大切で、たとえば飲食物の持ち込みができるところとできないところがあって、この点は必ず確認しておきましょう。
また、貸し会議室には机や椅子などのレイアウトが最初から決められているのですが、これを変更する際には料金がかかってしまう場合と無料で変更できる場合があるため、この点についてもチェックしましょう。
貸し会議室を利用するときにはセミナーやパーティーなどの用途で利用することがあり、この場合大きな音を出してしまうケースが考えられるのですが、施設ごとに防音状況は異なっているため、どの程度の音までは許容されるのか事前に確認します。
貸し会議室を利用する際には利用時間の少し前に部屋に行きたいという人が多いでしょうが、その際には予約をした時間の何分前から入ることができるのか確認しておき、もし準備の時間が足りないならば、予約時間を早める必要があります。
それぞれの貸し会議室には利用人数の定員が決められていることが多く、それ以上の人数で利用する場合には施設側とトラブルになってしまうことがあるため、定員を超える場合には、事前に確認しておくとよいです。
貸し会議室を利用した結果、ゴミが出てしまうことがあるのですが、これは施設側にゴミの処分を任せられるケースと、すべてゴミを持ち帰らなければいけないケースがあるため、注意しましょう。
このように貸し会議室にはさまざまなルールがあって、できるだけほかの利用者や施設に迷惑をかけないようにして利用することが求められるのですが、そこを利用する全員がルールを共有しておかないとトラブルになりやすいため気をつけましょう。
また、施設ごとにルールには大きな違いがあるため、別の貸し会議室を利用したことがあるからといって、その施設が同じルールで運営されているとは限らないので、ルールをしっかりと確認して、分からないことはどんどん質問しましょう。

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