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2019年06月25日 [FAQ]

貸し会議室の正しい選び方とは?

事情があって貸し会議室を利用しなければいけなくなって、私が場所選びをしなければいけなくなりました。
一応会社に近いということが条件ですが、まだ入社して間もないし、はじめてのことなので、不備があれば絶対に怒られるし、今年からボーナスの査定が厳しくなって、少しの失敗も許されない状況なので困っています。
完全な初心者ということを考えてもらった上で、貸し会議室の正しい選び方を教えてください。


回答

会場選びにはたくさんのポイントがあります。


同じエリアにある貸し会議室でも、施設によっていろいろな特徴がありますし、タイプも違いますので、まずはエリア内にある施設の情報を集めましょう。
最もポピュラーなのは、オフィスビルの中にある貸し会議室専門に運営されているタイプです。
会議室だけで利用するなら、それを専門にしたサービスや設備が充実しているので、このタイプに絞って比較するといいでしょう。
外部からのお客様を招く場合は、ホテルの中や隣接した場所にあるタイプを利用することもおすすめで、その場合は会議が終わった後に宿泊もできますし、宴会が必要な場合はスムーズに移行できます。
似たようなパターンで、会議中に食事や飲み物のサービスが必要な場合は、ホテルではなくてもケータリングサービスがある施設を選ぶといいでしょう。
会場によって差が出やすいのがサービス面です。
マンパワーが必要ない場合は料金重視で構いませんが、自分たちでは対処できない場合は、どの程度の人員を手配してもらえるかを確認して、サービスの質も事前に確認しておきましょう。
貸し会議室を選ぶ時の重要なポイントは、収容人数です。
まずは必要に応じてそこを確認して、今後のことも考えて、利用人数の範囲と、各会場ごとの椅子の並びなどの配置も確認しましょう。
同じエリアにある会議室でも、交通アクセスなどの利便性が高い方がいいですし、外部からお客様を招く場合は、できるだけ迷いにくい場所にあった方がいいでしょう。
最寄駅の目の前にあるケースも多いので、場所選びは慎重に行いましょう。
もちろん、料金はとても大事なポイントです。
料金が安くても、設備や備品のレンタル費用が含まれていない場合もありますので、その点はきちんと確認しましょう。
会議室によって用意できる備品も異なりますので、自分たちで用意できるものなら問題ありませんが、そうでない場合は余計な出費にならないように、必要なものが全て整っている会場を選びましょう。

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