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2019年06月27日 [FAQ]

貸し会議室を使用する利点や悪い点は?

最近では会社の周りにも貸し会議室が増えていて、これまでは特に利用することもないと思っていましたが、自社のスペースが足りなくなってはじめて利用してみましたが、そこは1時間単位でもお安く借りることができて、移動もスムーズにできて時間もロスしなくても済んだので、是非また利用させてもらおうと思っています。
ズバリ、貸し会議室を利用する利点と、悪い点があれば併せて教えてください。


回答

多くの利点も悪い点もあります。


特に東京などの賃料が高い地域では、オフィスの面積を減らすことで、相当なコスト削減になることから、貸し会議室を利用する企業も多くなり、その分貸し会議室の数も増えています。
頻繁に会議室を使用するなら、移動時間をロスすることもないので、効率良く仕事もできますが、使用しない時間が多い場合は、お金を捨てているようなものなので、近くに安く借りられる会議室があるなら、オフィスの移転をした方がいい場合もあります。
オフィスのスペースが狭くなれば、メンテナンスや清掃の手間もなくなり、人件費を削減できるという利点もあります。
自社に複数の会議室がある場合は問題ないと思いますが、会議の内容や参加者に合わせて会場を選べるところも大きな利点です。
特に外部から人を呼んで行う会議などでは、スペースやレイアウトの問題で、いろいろ我慢してもらわなければいけないことも起きる可能性がありますが、貸し会議室であれば、用途に合わせて自由にレイアウトも広さも選ぶことができます。
同じく外部から人を呼ぶ場合は、貸し会議室は駅前などの交通の便が良い場所にあることが多いため、案内をしやすいという利点もあります。
会議に必要な設備やサービスもいろいろ整っているところも、貸し会議室を利用する利点です。
悪い点を挙げると、どうしても頻繁に利用する場合は、コストが高くなってしまうことです。
移動に時間や交通費がかかる場合だと、より経費がかさんでしまいますので、それよりも多少家賃が高くても、広い会議室のあるオフィスに移転した方がいいかもしれません。
利用する会場によっては設備が不十分なこともあり、いちいち会議に必要な機材を運んでこなければいけなかったり、会議のために余分な人員が必要になってしまう場合もあります。
このように貸し会議室を利用するには、多くの利点もあれば悪い点もありますので、トータル的に考えて、有意義に活用してください。

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