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2020年02月18日 [FAQ]

貸し会議室選びのポイントは?

これまでは自社の会議室をセミナー開催時に使用していましたが、セミナー参加希望者が年々増えていることと、自社の立地があまり良くないことから、今後セミナーを開催する場合は、立地の良い貸し会議室を利用することに決めました。
インターネットで調べると、会社の近くにも複数の貸し会議室があって、必要な収容人数はどこの会場も満たしているようなので、どこを選んでいいか迷っているのですが、貸し会議室をはじめて利用する場合の、選び方のポイントがあれば教えてください。


回答

セミナーの内容によって会場選びのポイントも変わってきます。


多くの貸し会議室は、駅前などアクセスの良さを売りにしているため、まずは最も都合の良い場所にあることが、貸し会議室選びの大事な要素となりますが、それ以外にもたくさんの比較ポイントがあります。
アクセスよりも大事なのは、会場費が予算内に収まることだと思います。
基本料金に含まれるサービスは、会場によって異なりますので、必ず自分たちが必要な全てが含まれた見積りを事前にとりましょう。
利用時間の設定も、会場によって異なりますので、予定している時間枠に、準備や片付けも含めて収まるかをしっかり確認しましょう。
収容人数だけではなく、会場の大きさが適切かどうかも、事前に自分の目で確認することを忘れず行いましょう。
貸し会議室では、机や椅子や演台の他にも、マイク、プロジェクター、スクリーン、音響機器などを備えていますが、必要なモノが全部揃っていることを確認して、その他必要なモノがあれば、貸出し可能かどうかもチェックしましょう。
自前で用意しなければいけない機材がある場合は、電気の使用量が足りていることを事前に確認しておく必要もあります。
会場内で飲食ができない場合もありますので、必要な場合はその確認と、ケイタリングの提供や、お弁当や軽食の手配をしてもらえるかなどを確認しましょう。
会場によっては、大きな音を出すことが制限されている場合もあるので、音響以外にも特殊なことを行う予定がある場合は、それらに対応できる会場であることも確認しておかなければいけません。
セミナーに大掛かりな準備が必要になる場合は、前日や何日か前に、機材や資料などを会場で預かってもらわなければいけないケースもありますので、それに対応できるかどうかの確認もしておかなければいけません。

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